Esta guía explicará mediante un ejemplo concreto los pasos a seguir para configurar nuestra cuenta de modo que podamos exportar correctamente las ventas a contabilidad.
Consideraciones previas
En esta guía asumimos que:
• Estamos utilizando una cuenta PyMEs
• El usuario tiene acceso a los módulos: Contabilidad , Productos y Configuración (si no tenemos acceso a este último módulo, podemos solicitar la ayuda de otro usuario con mayores permisos de acceso).
• Hemos cargado un plan de cuentas.
• Hemos cargado uno o más productos.
Pasos totales: 9
Modo rápido: Configuración >>> Editar Relación Contabilidad
Caso de ejemplo
Supongamos el siguiente asiento de ventas, es un ejemplo que generaliza la mayoría de los casos:
Aquí tenemos cuatro (4) cuentas contables involucradas:
- A) Caja Efectivo: surge como resultado de las ventas al contado. Se puede definir una cuenta para cada caja disponible o bien se puede utilizar la misma cuenta en todas las cajas. Esto se hace desde Configuración.
- B) Deudores por venta: surge como el total de las ventas en cuenta corriente del período, independientemente de si al momento están pagadas o no. Se determina desde configuración.
- C) Venta de Mercaderías: es la suma de precios por cantidades de los productos vendidos agrupada según las cuentas contables de cada producto. Se configura desde el módulo Productos.
- D) IVA Débito Fiscal: es la suma del porcentaje de IVA en los montos de las ventas. Se define desde configuración.
Paso a paso
A) Configuración de la cuenta contable para las ventas de contado.
1- Posicionar el puntero del mouse sobre El usuario (arriba a la derecha).
2- En el menú desplegable seleccionar “Configuración”.
3- En la ventana “Cajas” hacer clic sobre la caja que se deseamos configurar.
4- Definir al menos la cuenta en el campo “Cuenta Contable Efectivo”.
5- Clic en “Aceptar” para finalizar.
NOTA: es recomendable configurar todos los campos de las demás cuentas contables ya que serán utilizadas en la exportación de Caja y Bancos.
B) Configuración de la cuenta contable para las ventas en Cuenta Corriente.
Continuando en configuración (pasos 1 y 2 de la sección A)
3- Localizar la ventana “Relaciones Contabilidad”.
4- Buscar en la lista el concepto “Deudores por Ventas”.
5- Clic sobre el concepto para definir la cuenta contable y seleccionarla:
6- Confirmar con un clic en “Aceptar”.
C) Configuración de la cuenta contable de productos.
1- Ir al módulo Productos:
2- Clic sobre el producto que queramos editar:
3- Clic en “Editar”:
4- Ir a la pestaña “Avanzado”, completar el campo de “Cuenta Contable para la Venta”, cic en “Aceptar” para finalizar:
Repetir el paso en todos los productos.
NOTAS:
A) En caso de utilizar la misma cuenta contable en todos los productos podremos solicitar a SOPORTE la modificación masiva de los productos.
B) También se recomienda completar el campo “Cuenta Contable para la Compra” que será utilizado en la exportación de compras.
D) Configuración de la cuenta contable de IVA Débito fiscal.
Repetir los pasos 1, 2 y 3 de la sección B.
4- Buscar en la lista el concepto “IVA Débito Fiscal”:
5- Clic sobre el concepto para definir la cuenta contable.
6- Buscar la cuenta deseada, seleccionarla y hacer clic en “Aceptar”
De este modo el sistema está configurado para poder exportar ventas a contabilidad.